481 views

in Pendidikan

Cara Membuat Daftar Siswa Berfoto Menggunakan Mail Merge

Spread the love

Sing : Ujian sekolah telah tiba… ujian sekolah telah tiba (adaptasi lagu anak: ‘Libur Telah Tiba by Tasya’ hehehe…). Dan seperti biasa tugas membuat administrasi ujian pasti numpuk. Ya beginilah nasib tukang bersih-bersih di sekolah. hehehe… Kali ini admin disuruh membuat daftar siswa per ruangan dilengkapi foto yang nantinya daftar siswa tersebut di tempel di pintu kelas masing-masing ruangan. Admin coba pakai teknik sederhana saja. Yaitu menggunakan mail merge kolaborasi dengan microsoft excel. Ok, kita langsung saja mempersiapkan bahan-bahannya:

File foto seluruh siswa pesserta ujian, File database yang dibuat pada microsoft excel 2010 (admin menggunakan versi ini), File tabel daftar siswa yang dibuat pada microsof word 2010. Setelah bahan-bahan yang dibutuhkan sudah lengkap, kita langsung eksekusi saja.
Pertama, buatlah sebuah folder utama untuk menampung foto dan file database excel dan file tabel daftar siswa peserta ujian per ruang. Pada kasus ini admin membuat folder utama bernama mergerku. Admin membuatnya di drive D
Kedua, buatlah sebuah folder dengan nama foto untuk menampung semua file foto peserta ujian di dalam folder utama. Lalu masukan semua file foto ke dalam folder foto yang barusan di buat tadi.


Ketiga, buatlah file database pada microsoft excel dan simpan dengan nama file database siswa di dalam folder utama. Perhatikan tampilan di bawah ini

Keempat, buatlah tabel daftar siswa pada microsoft word dan simpan dengan nama tabel siswa di dalam folder utama. Perhatikan gambar berikut

Kelima, ikuti langkah pada gambar berikut

Keenam, ikuti langkah berikut

Ketujuh

Kedelepan, pada kotak dialog yang muncul pilih sheet1$ kemudian klik OK
Kesembilan, masukan field-field sesuai tempatnya dengan cara klik insert merge field. Kemudian copy kan ke kolom berikutnya.

Kesepuluh, agar data siswa dari sel sebelum dan sesudahnya berkelanjutan datanya, maka tambahkan next record mulai dari sel b1 sampai terakhir.

Selanjutnya kita liat dulu hasil sementara pekerjaan yang barusan kita buat. Jika benar hasilnya akan tampak seperti ini

Kesebelas, sekarang tibalah waktunya kita memasukan foto ke setiap peserta ujian. Kembalikan ke tampilan normal dengan cara klik icon preview result. Klik pada sel pertama pada tabel. Kemudian ikuti langkah pada gambar


Keduabelas, Pada tampilan tabel berfoto siswa pada langkah kesebelah di atas tekan pada keyboard Alt + F9. Kemudian blok tulisan 1.jpg lalu ikuti perintah pada gambar di bawah

hasilnya seperti ini

Ketigabelas, copy kan satu sel pertama ke sel kedua. Jika script next record nya hilang munculkan kembali script next record nya dengan cara klik rules – next record. Pastikan hasilnya seperti gambar di bawah ini

Keempatbelas, copy kan script dari sel dua ke semua sel ( sampai sel terakhir)

Kemudian tekan alt + f9 dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah. Foto siswa semuanya masih sama. Belum berubah sesuai dengan nomor peserta

Kelimabelas, klik finish & merge lalu pilih Edit individual Documents. Pada kotak dialog yang muncul pilih All dan klik Ok

Keenambelas, tekan ctrl + A lalu tekan F9. Tarraaaa…. hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah. Foto berubah sesuai dengan nomor peserta

Demikian tutorial kali ini semoga bermanfaat. Tutorial ini juga bisa di tonton di